Политика за поверителност

1. Обхват и основен администратор

Основният администратор на личните данни, обработвани чрез сайта и във връзка с продажбата на оборудване, е:

Политиката се прилага за посетители на сайта, лица, които отправят запитвания или поръчки, получатели на доставки, клиенти, представители и контактни лица на клиенти, както и лица, поискали съдействие за монтаж или сервиз.

Когато външен сайт, финансова институция, платежен доставчик, куриер, производител, сервиз или конкретен монтажник обработва данни за свои самостоятелни цели, се прилага и неговата собствена политика за поверителност.

2. Кой носи отговорност при продажба и партньорски монтаж

Ограничена съвместна координация

Ако клиентът поиска монтаж чрез партньорската мрежа, „ОВК ЕКСПЕРТ“ ООД приема минимално необходимата заявка, а „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД организира свързването с подходящ изпълнител. За тази обща част от процеса дружествата разпределят отговорностите си, както следва:

• „ОВК ЕКСПЕРТ“ ООД предоставя първоначалната информация за поверителност, приема заявката и поддържа защитата на системите под свой контрол;
• „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД координира заявката, определя или предлага конкретен монтажник и защитава данните в системите и документите под свой контрол;
• всяко дружество отговаря за точността, законосъобразността, сроковете, сигурността и инцидентите в частта от обработването, която контролира;
• двете дружества си съдействат при искания за права и при инциденти, които засягат общата координация.

Предпочитаната единна точка за контакт е office@climatick.bg. Това не ограничава правото ви по чл. 26, пар. 3 GDPR да упражните правата си спрямо всеки съвместен администратор.

Преминаване към конкретен монтажник

Преди сключването на отделния договор клиентът получава самоличността/фирмените данни и контактите на конкретния монтажник. Той може да бъде „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД или друг независим изпълнител от партньорската мрежа. Конкретният монтажник определя условията, цената и начина на плащане за монтажа, сключва договора с клиента и издава своя платежен или счетоводен документ.

Данните се предоставят на конкретния монтажник само когато това е необходимо за действия по ваше искане преди договор или за изпълнение на договор. Те не се предоставят за негов собствен маркетинг без отделно валидно основание.

3. Какви данни обработваме, за какво и на какво основание

Обработваме само данните, които са относими към конкретната цел. Точният обхват зависи от това дали само разглеждате сайта, отправяте запитване, купувате оборудване, искате партньорски монтаж, плащате, кандидатствате за финансиране или подавате рекламация.

Легитимни интереси

Когато се позоваваме на легитимен интерес, той може да включва защита на сайта и комуникациите, предотвратяване на измами, управление и доказване на рекламации, подобряване на качеството и защита на законни права. Преди такова обработване преценяваме необходимостта и баланса с вашите права и разумни очаквания. Имате право на възражение, описано в раздел 9.

Технически и маркетингови снимки

За техническа оценка може да поискаме снимки на мястото за монтаж, уреда, тръбния път или установен дефект. Моля, не включвайте хора, документи, регистрационни номера, семейни снимки или други лични вещи, освен ако това е неизбежно и необходимо. Публикуване в сайт, портфолио или социални мрежи се извършва само след отделно съгласие, което може да бъде оттеглено занапред.

4. Откъде получаваме данните и кои полета са задължителни

Получаваме лични данни:

• директно от вас — чрез форми, поръчки, имейл, чат, кореспонденция и предоставени документи;
• автоматично от устройството ви — ограничени технически данни и бисквитки според избора ви;
• от куриер, платежен доставчик или финансова институция — например статус на доставка, плащане или заявление, без да получаваме повече от необходимото;
• от „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД, конкретен монтажник, сервиз или производител — когато това е необходимо за координация, гаранция, рекламация или проследяване на случая;
• от публични регистри — само когато е необходимо да проверим фирмени данни, представителна власт или законово изисквана сертификация.

Полетата, отбелязани като задължителни, са нужни за съответната заявка или договор. Ако не ги предоставите, може да не успеем да отговорим, да приемем поръчката, да организираме доставка, да препратим поискана заявка за монтаж или да изпълним законово задължение. Данните за незадължителен маркетинг не са условие за покупка или монтаж.

Ако предоставяте данни на друго лице — например получател на доставка или собственик на обекта — уверете се, че имате основание да го направите и че лицето е информирано за тази политика.

5. На кого може да предоставим данни

Не продаваме и не отдаваме под наем лични данни. При необходимост и според конкретния случай ограничени данни могат да бъдат достъпни за:

• „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД и конкретния монтажник — само ако сте поискали партньорска координация, оглед, монтаж или свързана помощ;
• куриери, превозвачи и логистични оператори — за адресиране, доставка, връщане и проследяване на оборудването;
• банки и платежни доставчици — за обработване и потвърждаване на плащане. „ОВК ЕКСПЕРТ“ ООД не иска и не следва да получава вашия ПИН, 3-D Secure код или пълните данни на платежната карта;
• финансови/кредитни институции — само когато изберете покупка на изплащане и поискате препращане на заявление. Те са самостоятелни администратори за оценката, решението и договора за финансиране;
• производители, вносители и оторизирани сервизи — за регистрация на гаранция, диагностика, рекламация, ремонт или замяна;
• доставчици на хостинг, имейл, CRM, облачни услуги, архивиране, киберсигурност и техническа поддръжка — като обработващи по писмен договор и само по документирани указания, когато нямат собствени цели;
• счетоводители, одитори, адвокати и други професионални консултанти — при законово задължение, поверителност или необходимост за защита на права;
• държавни органи, съдилища и контролни институции — когато законът изисква или допуска това.

Достъпът е ограничен според принципа „необходимост да се знае“. Когато получателят е обработващ, договорът по чл. 28 GDPR урежда предмета, срока, инструкциите, сигурността, поверителността, подизпълнителите и заличаването/връщането на данните.

6. Бисквитки, анализи и директен маркетинг

Сайтът може да използва строго необходими бисквитки и сходни технологии за основни функции, сигурност, запазване на избора и работа на кошницата. Те не се използват за поведенческа реклама и по правило не изискват съгласие.

Аналитични, персонализиращи и маркетингови технологии се активират само след предварителен положителен избор, когато такива технологии са внедрени. Отказът от незадължителните бисквитки не трябва да пречи на основната покупка. Можете да оттеглите или промените избора си по всяко време чрез връзката „Настройки за бисквитки“ в сайта. Оттеглянето действа занапред.

Актуалните категории, доставчици, конкретни бисквитки, цели и срокове следва да се показват в панела за съгласие и в отделната Политика за бисквитките. Настройките на браузъра могат допълнително да ограничат или изтрият бисквитки, но някои необходими функции може да не работят правилно.

Маркетингови съобщения

Рекламни имейли или съобщения се изпращат само при валидно приложимо основание. Когато основанието е съгласие, то е отделно от приемането на общите условия и може да бъде оттеглено чрез линка за отписване или на office@climatick.bg. Служебните съобщения за поръчка, доставка, плащане, монтажна заявка или рекламация не са маркетинг.

7. Обработване извън Европейското икономическо пространство

Стремим се данните да се обработват в Европейското икономическо пространство (ЕИП). Някои технологични доставчици обаче могат да обработват данни и в държави извън ЕИП. Такъв трансфер се извършва само при приложим механизъм по глава V GDPR, например:

• решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита;
• Стандартни договорни клаузи на Европейската комисия и, когато е необходимо, допълнителни мерки;
• друг допустим от GDPR механизъм или изключение за конкретен случай.

При трансфер към организация в САЩ може да се използва EU–U.S. Data Privacy Framework само ако конкретният получател има действаща сертификация и трансферът попада в нейния обхват. Информация за реално използваните доставчици се поддържа в съответната информация за бисквитки или се предоставя при запитване. Можете да поискате информация или копие от приложимите гаранции, като бъдат заличени защитени търговски и поверителни части.

Автоматизирани решения

„ОВК ЕКСПЕРТ“ ООД и „АЙ ЕНД ДЖЕЙ ГРУП“ ЕООД не вземат решения, основани единствено на автоматизирано обработване, включително профилиране, които пораждат правни последици или ви засягат по сходен съществен начин по смисъла на чл. 22 GDPR. Избрана финансова институция може самостоятелно да използва автоматизирана оценка при кредитиране; за това се прилагат нейната информация за поверителност и нейните процедури за оспорване/човешка намеса.

8. Колко време съхраняваме данните

Прилагаме срок, определен от целта, законовите изисквания и сроковете за защита на правни претенции. След изтичането му данните се заличават, анонимизират или остават блокирани само когато законът изисква по-дълъг архив.

Резервните копия се презаписват по установен цикъл и са с ограничен достъп. Ако данни са законно запазени за спор, одит или разследване, достъпът до тях се ограничава до тази цел.

9. Вашите права и как да ги упражните

При условията на GDPR имате право:

• на информация и достъп до обработваните за вас данни и копие от тях;
• на коригиране на неточни данни и допълване на непълни данни;
• на изтриване, когато е налице законово основание и няма задължение или преобладаващо основание за запазване;
• на ограничаване на обработването в предвидените от GDPR случаи;
• на преносимост за данни, които сте предоставили, когато обработването е автоматизирано и се основава на съгласие или договор;
• на възражение срещу обработване на основание легитимен интерес, включително по причини, свързани с конкретната ви ситуация;
• по всяко време да възразите срещу директен маркетинг; след такова възражение данните не се използват повече за тази цел;
• да оттеглите съгласие по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето;
• да не бъдете обект на решение само чрез автоматизирано обработване в приложимите случаи по чл. 22 GDPR;
• да подадете жалба до КЗЛД и да потърсите съдебна защита.

Процедура и срок

Изпратете ясно искане на office@climatick.bg, като посочите кое право упражнявате и достатъчно информация, за да намерим относимите записи. Не изпращайте копие на лична карта по собствена инициатива. Ако имаме обосновано съмнение относно самоличността, може да поискаме пропорционална допълнителна проверка.

Отговаряме без ненужно забавяне и по правило до един месец. При сложност или голям брой искания срокът може да бъде удължен с още до два месеца, като ще ви уведомим в рамките на първия месец за причините. Исканията обичайно са безплатни. При явно неоснователно или прекомерно искане GDPR допуска разумна такса или отказ след мотивирана преценка.

Правата не са абсолютни. Например не можем да заличим данни, които трябва да пазим по счетоводен закон или които са необходими за установяване, упражняване или защита на правна претенция. При отказ или частично изпълнение ще обясним основанието и възможностите за жалба.

10. Сигурност и предотвратяване на злоупотреби

Прилагаме технически и организационни мерки, съобразени с риска, вида данни, целите и наличните технологии. Според системата те включват контрол на достъпа и роли, поверителност на персонала и доставчиците, криптирана връзка при пренос, архивиране, актуализации, логване, защита от злоупотреби, минимизиране на данните и процедури за инциденти. Нито една интернет система не може да гарантира абсолютна сигурност.

При нарушение на сигурността оценяваме риска и уведомяваме компетентния надзорен орган и, когато законът изисква, засегнатите лица в приложимите срокове.

11. Деца, промени в целите и актуализации

Деца

Онлайн магазинът и услугите не са насочени към лица под 18 години. Поръчка или договор следва да се извършва от пълнолетно лице или надлежно представляващ. Ако установим, че сме получили ненужни данни за дете без валидно основание, ще предприемем разумни действия за ограничаване или заличаване.

Нова цел

Ако възнамеряваме да използваме данните за нова, несъвместима цел, ще предоставим допълнителна информация и, когато е необходимо, ще поискаме ново съгласие преди обработването.

Промени в политиката

Можем да актуализираме политиката при промяна на процесите, доставчиците или закона. Винаги публикуваме датата и версията. При съществена промяна, която засяга разумните ви очаквания или права, ще използваме подходящо допълнително уведомяване. Промяната не превръща със задна дата незаконосъобразно обработване в законосъобразно и не заменя ново съгласие, когато такова е необходимо.

12. Контакти и право на жалба

За въпрос, сигнал или упражняване на право можете да използвате основната точка за контакт. Ако искането се отнася до отделния договор за монтаж, можете да се обърнете и директно към конкретния монтажник, чиито данни са посочени в неговата оферта, договор, протокол или фактура.

Комисия за защита на личните данни

Ако смятате, че правата ви са нарушени, можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД): гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2; имейл kzld@cpdp.bg; уебсайт cpdp.bg. Правото на жалба не ви лишава от други административни или съдебни средства за защита.